La finestra delle opzioni permette all’amministratore di impostare delle regole di funzionamento di OT Vault4Docs comuni per tutti gli utenti.

Si accede al comando dalla barra degli strumenti di Vault di nome OT Vault4Docs Menu. L’accesso alle opzioni è controllato dalla scheda Protezione. Al primo accesso o se nella scheda protezione non c’è nessuna impostazione, possono accedere tutti gli utenti con diritti amministrativi in Vault.

Una volta entrato nel pannello delle opzioni, nella scheda Protezione l’amministratore può aggiungere ulteriori utenti che, in questo modo avranno il diritto di accesso in lettura o scrittura alle opzioni.

Nella scheda Generali, la scheda Proprietà utente permette all’amministratore di indicare quali proprietà dei documenti saranno specifiche per ogni utente. Ad esempio: se si decide che in ogni documento ci siano le proprietà che indicano il nome, il ruolo, l’email e la sede dell’utente, l’amministratore può inserirle indicando nel campo “Intestazione proprietà” l’etichetta che verrà proposta all’utente e nel campo “Nome proprietà” l’effettivo nome della proprietà in Vault.

In questo modo ogni utente, tramite le Opzioni utente, potrà inserire le sue informazioni personali con cui verranno contrassegnati i documenti che produrrà.

Nella sezione File di log, l’amministratore indica il file su cui verranno scritte le operazioni e gli eventuali errori del programma. La tracciatura del log può essere abilitata o disabilitata con l’apposito flag.

Nella scheda Modelli l’amministratore imposta la cartella che, insieme alle sue sottocartelle, conterrà :

  • per il file : i file modelli di riferimento per la creazione di nuovi documenti.
  • per la cartelle : le strutture cartelle di riferimento per la creazione di nuove albero cartelle.

Sempre all’interno di questa scheda Modelli, è possibile anche impostare la schema di numerazione per i file o cartelle partendo da una lista esistente nel Vault. La creazione o la cancellazione della schema avviene tramite la gestione del Vault stesso (menu Vault : Strumenti → Amministrazione→ Impostazioni Vault)